Πώς μπορούμε να κάνουμε χρήση functions στο Microsoft Excel
Πιστοποιήσεις:
- Πώς αυτοματοποιούμε τη διαδικασία ελέγχου ακεραιότητας των βάσεων δεδομένων σε SQL Server χωρίς την χρήση maintenance plan - 10 Μάιος 2024
- Πώς μπορούμε να συνδέσουμε Oracle Database με SQL Server με χρήση Oracle Gateway σε Windows - 5 Απρίλιος 2024
- Πώς μπορούμε να λαμβάνουμε email κάθε φορά που ξεπερνάει ένα όριο η μνήμη PGA σε βάση δεδομένων της Oracle - 1 Μάρτιος 2024
Πώς μπορούμε να κάνουμε χρήση των πιο χρήσιμων Microsoft Excel functions;
Σε αυτό το άρθρο θα αναλύσουμε μερικές από τις πιο βασικές και πιο χρήσιμες function και τον τρόπο που γίνεται η σωστή χρήση τους. Μέσα από τις functions μπορούμε να πραγματοποιήσουμε μαθηματικούς υπολογισμούς, να συνδυάσουμε δεδομένα και να τα μορφοποιήσουμε .Οι functions που θα αναλύσουμε είναι sum , if , count, iferror και vlookup.
Επιλέγοντας το κουμπί fx θα μας εμφανιστεί το γραφικό περιβάλλον που μπορούμε να βρούμε όλες τις functions που παρέχονται.
Ας ξεκινήσουμε με τα πιο απλά.
Πρόσθεση (SUM / SUMIfs)
Μπορούμε να πραγματοποιήσουμε πρόσθεση σε μια σειρά κελιών (SUM) ή να πραγματοποιήσουμε πρόσθεση σε μια σειρά κελιών που πληρούν κάποια κριτήρια.
Παράδειγμα
Προσθέτοντας στο κελί το κείμενο =SUM(E2:E8) θα πραγματοποιηθεί πρόσθεση από το κελί E2 έως και το E8. Αν σύρουμε το κελί ή το επικολλήσουμε σε άλλο σημείο θα κάνει αντίστοιχή πρόσθεση ανάλογα με το τι περιέχουν τα κελιά στην στήλη και γραμμή που το τοποθετήσαμε.
Ναι αλλά κάναμε copy το κελί από τη θέση E9 στη F9 και μας εμφάνισε μηδέν γιατί;
Θα παρατηρήσατε στην προηγούμενη εικόνα ότι η function άλλαξε αυτόματα σε =SUM(F2:F8). Αν θέλαμε πάντα να μας κάνει την πράξη για τα κελία E2 έως E8 θα έπρεπε να το κλειδώσουμε. Για να κλειδώσουμε προσθέτουμε το $ μπροστά από την συντεταγμένη που θέλουμε να μην μεταβάλετε, στην συγκεκριμένη περίπτωση θα αρκούσε =SUM($E2:$E8), αλλά για να μπορούμε εκτός από διαφορετική στήλη το κελί και σε διαφορετική γραμμή θα ήτανε πιο ασφαλές να το κλειδώναμε και ως =SUM($E$2:$E$8).
Υπόθεση (ΙF / Ifs)
Μπορούμε να προσθέσουμε κριτήριο να εμφανιστεί αποτέλεσμα σε περίπτωση τηρεί μία προϋπόθεση (IF) ή πολλές διαφορετικές (Ifs).
Παράδειγμα Ifs
=IFS(C2="Stratos","Γιορτάζει 13 Δεκεμβρίου",C2="Maria","Γιορτάζει 15 Αυγούστου")
Για μεγαλύτερη ευκολία μπορούμε επιλέγοντας το κουμπί function να συμπληρώσουμε τα κριτήρια με γραφικό:
Βλέπουμε όμως κάτι #N/A τι είναι αυτά;
Το #N/A σημαίνει not available και σημαίνει ότι δεν βρέθηκαν δεδομένα με τα κριτήρια αυτά η λύση βρίσκεται στην επόμενη function.
Αν βρεις λάθος (IFERROR)
Μπορούμε να συνδυάσουμε την function IFERROR ώστε να εξαλείψουμε το μήνυματα λάθους όπως το #N/A με άλλες functions που μπορεί να περιέχονται μέσα σε αυτή.
Παράδειγμα:
=IFERROR(IFS(C2="Stratos","Γιορτάζει 13 Δεκεμβρίου",C2="Maria","Γιορτάζει 15 Αυγούστου"),"")
Πλήθος (Count / CountIfs)
Με την function count μπορούμε να μετρήσουμε πλήθος εγγραφών (Count) ή πλήθος εγγραφών που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια CountIfs.
Παράδειγμα.
Θέλουμε να μετρήσουμε πόσες εγγραφές έχουν το όνομα Stratos.
=COUNTIF(C2:C8,"Stratos")
Εύρεση τιμών (VLOOKUP)
Από τις πιο must functions, με την vlookup μπορούμε να συσχετίσουμε δεδομένα φέρνοντας πληροφορία που μπορεί να βρίσκονται στο ίδιο φύλλο ή διαφορετικός όπως ακόμα και σε διαφορετικό αρχείο Excel.
Παράδειγμα.
Θέλουμε χρησιμοποιώντας τον «Κωδικός Προϊόντος» να φέρουμε το όνομα του από το φύλλο “Products”.
Καλώντας την function θα πρέπει να δηλώσουμε το Sheet(φύλλο) που βρίσκονται τα δεδομένα(μαζί με ένα θαυμαστικό «!»), το πεδίο που θα είναι το κριτήριο και τον πίνακα που έχει τις τιμές που θέλουμε να φέρουμε. Σε αυτό το σημείο πρέπει να προσέξουμε στο Table_array η αρχική στήλη να είναι το πεδίο που χρησιμοποιούμε σαν κλειδί και την πληροφορία που θέλουμε να φέρουμε να βρίσκεται έπειτα. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα το κλειδί είναι στην καρτέλα Products στην στήλη A και η πληροφορία του ονόματος στην B (δεύτερή στήλη), οπότε στο πεδίο col_index_num θα δηλώσουμε 2 ότι θέλουμε τη δεύτερη στήλη(αν θέλαμε το κόστος θα βάζαμε 3 κλπ.). Τέλος στο Range_lookup βάζουμε false ώστε να μας φέρει μόνο αν βρει της ακριβής τιμή.
(στην συγκεκριμένη περίπτωση επειδή θέλουμε να σύρουμε το πεδίο προς τα κάτω και να εφαρμοστεί ξεχωριστά για την κάθε γραμμή δεν πρέπει να κλειδώσουμε τα πεδία με $)
=VLOOKUP(Sales!B2,Products!A:C,2,FALSE)
Κλείνοντας να σας αναφέρω ένα tip
Σε ένα παλιό μου interview μου είχανε βάλει test σε Excel functions, αν και τις είχα συμπληρώσει όλες κάποιες δεν μου φέρνανε το αποτέλεσμα και είχα σπάσει το κεφάλι μου να καταλάβω το γιατί.
Βλέπεται στο παράδειγμα έχω συμπληρώσει την function που είχαμε βάλει και στο κελί Ε9 αλλά δεν λειτουργεί γιατί άραγε;
Το πρόβλημα κρύβεται στον τύπο του πεδίου. Για να μπορεί να εκτελεστεί μια function θα πρέπει να έχει το πεδίο τύπο General.
Απλά και κατανοητά όλα!